הקמת סניפי נייקי וגאפ במזרח אירופה

מאת: פדריקו מן, מנהל פרויקטים

התנעת הפרויקט והכנת המערכת

לפני כשנה וחצי הביעה קבוצת זארה את כוונתה לשתף פעולה עם חברת וריפון בפתיחת סניפי נייקי וגאפ במספר מדינות במזרח אירופה. הקבוצה החליטה על החלפת מערכת הקופות המקומית לאור ניסיונה המוצלח עם חברת וריפון ברשתותיה בארץ, ובזכות יתרונותיה בתחום ניהול מועדון הלקוחות הצובר, ניהול המבצעים, ומוצר ה- PINPAD VX820 עמו מחויבת הקבוצה לעבוד באירופה. חברת וריפון נרתמה בהתלהבות לביצוע הפרויקט, והצדדים החלו בסדרת פגישות לאמידת היקף הפרויקט ותכולתו. במסגרת תכנון הפרויקט נסקרו תהליכי העבודה של הלקוח, נידונו התשתיות והפיתוחים הדרושים, בוצע ניהול סיכונים, הפרויקט חולק לשלבים ומשימותיו חולקו בין האחראים השונים. הוגדר תאריך יעד לעליית קופה ראשונה לאוויר בסניף נייקי באוסטריה, וממנה ואחורה נגזר גאנט הפרויקט. בהתאם לצרכי הפרויקט נבנה צוות מקצועי אשר כלל מנהל פרויקט (פדריקו מן), מנהל התקנה (דימיטרי דונסקוי), מפתחים (מגד שרצר ואיתן בונדרקר) ומנהלת הטמעה (ליאה קוסאשווילי).

על מנת שניתן יהיה לעבוד עם קופות VR360 בחו”ל, היה עלינו לתרגם את כל המלל הקיים בקופה לשפה המקומית. תהליך התרגום היה חלק הארי בפרויקט, ולצורך כך נשכרו שירותיה של חברת תרגום גרמנית אשר קיבלה את קבצי המילים והמשפטים (כ-25,000 שורות) וקופות הותקנו על מחשביה. בתום חודש נתקבלה מערכת מתורגמת. בסיום עבודת התרגום, נבדקו והותאמו כל סוגי הפלטים וההדפסות היוצאים מן הקופה, ובוצעו התאמות פיתוח לדו”חות. בנוסף, בוצעו פיתוחים מיוחדים, בהם מנגנון תווים מבורקד וממשק מכירות לחברת נייקי העולמית. ממשקים קיימים למערכת Priority הוסבו כך שיוכלו לעבוד מול הסכמה האנגלית. לבסוף, הוטמע מועדון הלקוחות, הוגדרו במערכת חוקי המע”מ ונערכו בדיקות מערכת מקיפות. כהכנה להטמעת המערכת, נכתבו כל מסמכי המערכת (תיעודים ותכניות) ותוצרי ההדרכה (מערכי וחוברות) באנגלית.

בדיקות קבלה וביצוע פיילוט

לקראת סיום הכנת המערכת הותקנה סביבת בדיקות באתר הלקוח לביצוע בדיקות קבלה. נסגר Image הקופה ושמונה קופות הוטסו לאוסטריה כהכנה לשלב ההתקנה. פיילוט בוצע על קופת בדיקות במטרה לאשר את תקינות התהליכים כולם, הן ברמת תפעול הקופה והמכירה, והן ברמת הדיווח והממשקים. כשלושה חודשים מתחילת הפרויקט, הוטס צוות הפרויקט לאוסטריה בדירוג ובאופן מבוקר: ביום הראשון הגיעו מנהל הפרויקט ומנהל ההטמעה על מנת לבצע את ההתקנה, להגדיר את הרשת הפנימית של הלקוח (CHECK POINT) מול הצוות בישראל, ולהכשיר גורם טכני לתפקיד First Level Support (FLS). ביום השני הגיעה מנהלת ההטמעה והכשירה את צוותי  הקופות וההנהלה לתפעול המערכת. עד סוף היום השני התקבלו מספר נקודות לשיפור בהתאם לצרכי השטח, ובתזמון מושלם הגיע ביום השלישי מפתח הפרויקט. בתוך יומיים נוספים של עבודת המפתח בחו”ל מול המפתח בארץ (כשהם מגובים בצוות מתגבר) טופלו כל הערות הלקוח, ואף פותחה דרישה חדשה שהיתה משמעותית ללקוח: שאילתת מלאי אונליין מול מערכת ה- Priority. פיתוחים אלה לוו בבדיקות לקוח כמעט סימולטניות במטרה לוודא תקינות והמשכיות.

השקה

לפתיחת החנות הוזמנו אורחי VIP בלבד, ובמסגרת התכנית האומנותית התקיים מרוץ של מספר אתלטים מקומיים מפורסמים ו-DJ תיקלט בתוך החנות. התקשורת המקומית סיקרה את האירוע, ולקוחות ה- VIP זבו ל-20% הנחה על רכישותיהם. ביום המחרת נפתחה החנות לקהל הרחב אשר הגיע בהמוניו, ושבר את צפי המכירות והיעדים. צוות הפרויקט הישראלי כולו סייע בעמדות המכירה בכדי לוודא עבודה שוטפת וללא תקלות. בתום ההשקה נפגשה הנהלת הרשת עם צוות הפרויקט והביעה התרשמות עמוקה מאופן ביצוע הפרויקט, ממקצועיותו, יעילותו ומסירותו בזמן הקצר שעמד לרשותם.

עם שובו של צוות הפרויקט לארץ, הוקצה עבור הלקוח תומך ייעודי לשבתות וחגים מעבר לתמיכתו השוטפת של מנהל הפרויקט. על מנת לאפשר עדכון גרסאות מהיר, הוקמה מערכת הפצה חדשה לקופות חו”ל (RAU נפרד מהארץ),  ובכל מספר שבועות מועברת גרסה חדשה בהתאם לצרכי הלקוח ובקשות פיתוח חדשות.

המשך הפרויקט

לאור הפיילוט המוצלח הוחלט על הרחבת הפרויקט והחלפת הספק המקומי אף בצ’כיה (סניף נייקי ובו 2 קופות) בסוף דצמבר 2014. כחצי שנה לאחר מכן מתוכננת התקנה בהונגריה, על פי תצורה פיזיקלית שונה אליה ניערך בהתאם. הפרויקט המוצלח היה לחוויה מרתקת עבור הצוות הישראלי ונדבך נוסף בשיתוף הפעולה העמוק והפורה של חברת וריפון עם קבוצת זארה.